Productividad y correo electrónico

Normalmente los consejos para aumentar la productividad no me acaban de convencer pero el artículo de Macworld titulado «The Inbox Makeover» de Merlin D. Mann me pareció interesante. Lo he empezado a utilizar en el trabajo y funciona.

¿Qué hacer cuando nos encontramos que cada vez recibimos más correo electrónico? Llega un momento en que la situación se hace insostenible, se acumulan los mensajes por contestar, algunos se pierden, aumenta nuestra sensación de saturación,… El artículo propone una cambio en nuestra manera de trabajar con el correo electrónico basado en tres reglas sencillas:

1. Clasificación del correo entrante. Lo habitual es recibir el correo en la carpeta de Entrada/Inbox y empezar a contestarlo. En el artículo se propone una estratégia más eficaz. Antes de empezar a contestar el correo electrónico lo clasificaremos según la acción que vayamos a tomar. Para ello utilizaremos 7 carpetas:
   • Entrada: Para el correo recien recibido, sin leer ni procesar
   • Responder: Aquí pondremos los mensajes que requieren una contestación rápida, menos de cinco minutos para escribir la respuesta
   • Acción: Mensajes que requieren una acción, como puede ser una llamada de teléfono, preparar un documento, asistir a una reunión o que requieren una contestación más meditada
   • Mantener: Mensajes que queremos guardar durante un periodo de tiempo no superior a una semana. Por ejemplo, los datos para registrar un programa o sitios web que quieres visitar.
   • Espera: Mensajes que probablemente requieran una acción cuando el emisor del mensaje reciba nuestra contestación
   • Archivo: Los mensajes que queremos conservar para futura referencia. Podemos utilizar subcarpetas para tenerlos más ordenados.
   • Basura y Spam: Esta carpeta o carpetas es donde guardamos todo lo que no queremos y/o el spam

   Es imprescindible el que la carpeta de Entrada esté siempre vacia e intentar mantener el resto de carpetas, excepto la de Archivo, lo más vacías posible. Solo debe haber en ella lo estrictamente necesario.

2. Comprobar el correo electrónico a tiempos definidos. Configurar el cliente de correo electrónico para comprobar si hay correo electrónico cada cierto tiempo (15, 30 o 60 minutos, por ejemplo). Si la frecuencia es demasiado alta se genera un gran estrés y no se avanza en el resto de tareas a realizar. Este es un error muy frecuente, comprobar si hay correo nuevo cada minuto, eso hace que constantemente oigamos el beep anunciando nuevos mensajes, cortando lo que estemos haciendo.
3. Respuestas cortas. No hay que retrasar la contestación de un mensaje porque pensemos que va a requerir una respuesta muy larga. Debemos intentar ser concisos.